Medidas ante el COVID-19: Reuniones no presenciales de juntas de socios

Considerando la declaratoria de emergencia sanitaria por causa del COVID-19 y que por regla general, las reuniones ordinarias de los órganos sociales competentes de diferentes personas jurídicas, se deben realizar antes del 31 de marzo de cada año, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 “por el cual se adiciona el Decreto 1074 de 2015, Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas, y se dictan otras disposiciones”.

Mediante el mencionado decreto, se regulan las reglas que rigen la convocatoria, quórum y mayorías de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas y/o juntas directivas que se celebren de manera no presencial, así:

En los casos en que a la fecha de expedición del decreto se haya enviado convocatoria para la celebración de la reunión ordinaria, el representante legal podrá remitir hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, un documento complementario (“alcance”) a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995[1]. La notificación de dicho documento se deberá realizar por el mismo medio utilizado para la convocatoria. Así mismo, en dicho alcance se indicará el medio tecnológico y la forma en la que se accederá a la reunión por los participantes.

Las reuniones no presenciales se pueden celebrar siempre que el número de accionistas, socios o miembros participantes constituyan el quórum de liberatorio establecido en los estatutos sociales o en la ley. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum en toda la reunión.

En la reunión, el representante legal debe garantizar la identificación plena de los participantes, de manera que se establezca claramente que quien participa es el accionista, socio o miembro del respectivo órgano social (o su apoderado).

En este orden de ideas, los representantes legales y accionistas, socios y/o miembros de junta directiva tendrán una alternativa para la celebración de las reuniones ordinarias, sin que sea necesario que se reúnan físicamente con lo que se garantiza el ejercicio de sus derechos políticos y se apoya la prevención y contención del riesgo epidemiológico asociado al COVID-19.

[1] Modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1 del Decreto 398 de 2020.