Decreto 649 de 2022: Habilitación para trabajo en casa

¿Qué reguló este Decreto?

En dicho Decreto se reglamentó la habilitación del trabajo en casa para, los empleadores, y trabajadores del sector privado, el procedimiento, las obligaciones y las condiciones necesarias para el desarrollo de esta habilitación y poder hacer uso de la figura legal de trabajo en casa.

Así mismo, dado que el trabajo en casa fue regulado y definido por la Ley 2088 del 12 de mayo de 2021 como una forma de prestación del servicio en situaciones ocasionales, excepcionales o especiales, que se presenten en el marco de una relación laboral, el Decreto precisó lo que se entiende por “circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales” e indicó que se trata de situaciones extraordinarias y no habituales, “que se estima son superables en el tiempo, atribuibles a hechos externos, extralaborales o propios de la órbita del trabajador o del empleador que permiten que el trabajador pueda cumplir con la labor contratada en un sitio diferente al lugar habitual de trabajo”.

Así las cosas, si no se está frente a estas circunstancias ocasiones, excepcionales o especiales, no se está frente a la figura de trabajo en casa.

Seguidamente, el decreto reguló lo concerniente a la solicitud y procedimiento para la habilitación del trabajo en casa tanto para los trabajadores como empleadores así:

Por parte del empleador:

1. Comunicación enviada al trabajador de manera física o digital. Dicha comunicación debe contener por lo menos lo siguiente:

1.1. La descripción breve de la situación ocasional, excepcional o especial que permite otorgar la habilitación de trabajo en casa.

1.2. El término de la habilitación del trabajo en casa.

1.3. Las funciones que debe desarrollar el trabajador durante la habilitación de trabajo en casa.

1.4. Los medios de comunicación a través de los cuales el empleador y el trabajador podrán informar cualquier novedad.

1.5. Los canales de denuncia y queja para presentar inquietudes o reclamos por violación al derecho de desconexión laboral y/o acoso laboral.

1.6. La dirección desde la cual se ejecutará la labor contratada, la cual debe ser informada por el empleador a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), así como cualquier modificación a ella.

1.7. En caso de que el trabajador disponga de sus propios equipos para desarrollar la labor contratada, debe dejarse constancia del mutuo acuerdo existente para ello.

1.8. En caso de que los equipos sean suministrados por el empleador, debe señalarse la relación de equipos, programas, así como las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y el procedimiento para la entrega y su devolución por parte del trabajador.

1.9. Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador durante la habilitación del trabajo en casa.

Algunas obligaciones del empleador en lo referente al trabajo en casa:

1. Previo a la habilitación de trabajo en casa, el empleador deberá comunicar a la Administradora de Riesgos Laborales sobre la habilitación del trabajo en casa, indicando la dirección desde la cual desarrollará la labor contratada, así como cualquier modificación a ella, y el período para el cual se otorgó la habilitación, diligenciando el formulario adoptado para tal fin y suministrado por la Administradora de Riesgos Laborales.

2. Previo a la habilitación de trabajo en casa, el empleador deberá contar con el procedimiento necesario para proteger el derecho a la desconexión laboral.

3. Previo a la habilitación de trabajo en casa, el empleador deberá garantizar el uso adecuado de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a través de capacitaciones.

4. Dar a conocer a los trabajadores los mecanismos de comunicación para reportar cualquier novedad derivada de la habilitación de trabajo en casa e instruir a los trabajadores sobre el reporte de accidentes de trabajo o enfermedad laboral.

Por parte del trabajador:

1. Comunicación por escrito al empleador de forma física o digital, indicando de manera clara la razón que la motiva, para lo cual deberá adjuntar prueba que acredite dicha solicitud.

2. El empleador revisará la procedencia de la causal invocada por el trabajador en un término no mayor a cinco (5) días y dará respuesta positiva o negativa al trabajador por escrito ya sea de forma física o digital.

3. Además de la existencia de circunstancias excepcionales, especiales u ocasionales, dentro de los criterios a tener en cuenta para la habilitación del trabajo en casa están:

3.1. Que la labor pueda ser ejecutada fuera del lugar habitual de trabajo, sin perjuicio de la adecuada prestación personal del servicio contratado.

3.2. Que se cuenten con las herramientas requeridas para la habilitación de trabajo en casa;

3.3. Que la habilitación de trabajo en casa no genere una menor productividad del trabajador.

Algunas obligaciones del trabajador en casa en lo referente al trabajo en casa:

El trabajador habilitado para trabajar en casa se compromete a:

1. Procurar el cuidado integral de su salud, así como suministrarle al empleador información clara, veraz y completa sobre cualquier cambio de su estado de salud que afecte o pueda afectar su propia capacidad para trabajar.

2. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo de la empresa.

3. Atender las instrucciones respecto de seguridad informática, efectuadas por el empleador.

4. Suministrar al empleador de manera previa, con no menos de cinco (5) días de antelación, los cambios de domicilio que tenga contemplados hacer.

¿A partir de cuándo se aplica este Decreto?

Este Decreto rige a partir de su promulgación, esto es, a partir del 28 de abril de 2022.

Otras disposiciones a saber

• Compensación por el uso de herramientas de trabajo de propiedad del trabajador. El empleador y el trabajador podrán, de mutuo acuerdo pactar el valor mensual de compensación por el uso de herramientas de trabajo de propiedad del trabajador.

• Alternancia. El empleador podrá determinar que la habilitación de trabajo en casa se desarrolle bajo el modelo de la alternancia, esto es, que el desarrollo de la labor contratada se efectúe unos días de la semana de manera presencial y otros días, a través de la habilitación de trabajo en casa.

• Trabajo en casa en el exterior. La habilitación para trabajo en casa podrá surtirse para laborar desde el extranjero, para ello el trabajador deberá contar con la autorización expresa del empleador.

• Terminación de la habilitación de trabajo en casa. Vencido el término de la habilitación del trabajo en casa, de manera inmediata, sobre la terminación y el retorno al lugar de trabajo habitual.